System zum Dokumentenmanagement

Revisionssichere Archivierung ist Pflicht

Bau digital
Auch Freiberufler oder Einzelunternehmer müssen sicherstellen, dass ein Geschäftsdokument nicht verändert werden kann. Foto: Office Manager/Softwarebüro Krekeler

Königs Wusterhausen (ABZ). – Bei der Rechnungsstellung müssen bestimmte Vorgaben an Erstellung, Buchführung und Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen zwingend eingehalten werden. Konkret handelt es sich dabei um die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Darauf machen die Experten für Dokumentenmanagement des Softwarebüros Krekeler aufmerksam. Der Grund: Häufig erstellen vor allem Freiberufler oder Einzelunternehmer Rechnungen ausschließlich mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms. Allerdings kann Sparen am falschen Ende teuer werden, denn die Strafen für nicht GoBD-konforme Geschäftsabläufe sind empfindlich hoch.

Gemäß GoBD muss nämlich sichergestellt werden, dass ein einmal erstelltes Geschäftsdokument weder gelöscht noch verändert werden darf. Sofern nachträgliche Änderungen an einer Rechnung doch notwendig sind, müssen diese Änderungen auch für Dritte, beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung, nachvollziehbar dokumentiert werden.

"Und genau hier versagt ein Textverarbeitungsprogramm. Es ist zwar grundsätzlich möglich, Rechnungen mit Excel oder Word zu erstellen, denn die GoBD gibt nicht vor, welche Dateiformate verwendet werden oder mit welchem Programm Rechnungsdaten verarbeitet werden dürfen. Allerdings nimmt sie Unternehmer in die Pflicht, bestimmte Regeln zur Aufbewahrung, Zugriff und Reproduzierbarkeit zu erfüllen. Und das ist der Knackpunkt. Denn eine Rechnung, die mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt und auf dem Computer oder in der Cloud gespeichert wird, stellt weder eine revisionssichere Archivierung noch umfassende Dokumentation sicher", erklärt Geschäftsführer Harald Krekeler und rät von dieser Vorgehensweise ab.

Die Unveränderbarkeit von Daten kann jedoch durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie beispielsweise das von Krekeler entwickelte Office Manager DMS sichergestellt werden. Die Software archiviert sämtliche Dokumente revisionssicher, erlaubt ihre Verwaltung, stellt gleichzeitig die Unveränderbarkeit sowie die Wahrung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sicher und dokumentiert lückenlos eventuelle nachträgliche Veränderungen an sämtlichen gespeicherten Dokumenten.

Darüber hinaus gewährleistet Office Manager die jederzeit sofortige Auffindbarkeit eines archivierten Dokuments, stellt dessen maschinelle Lesbarkeit sicher und ermöglicht die Bereitstellung beziehungsweise den Datenzugriff für die Finanzbehörden.

Der positive Nebeneffekt: Auch der Zugriff für Steuerberatende ist über entsprechende Schnittstellen auf das DMS möglich, so dass diese schnell und digital auf die für sie freigeschalteten Buchhaltungsdaten zugreifen und diese weiterverarbeiten können.

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