Zeit und Nerven sparen
Papierlieferscheine endgültig abgeschafft
Die unterschriebenen Lieferscheine wurden anschließend von der Baustelle ans Büro übergeben, wo sie händisch durch Einscannen digitalisiert und in das DMS-System eingelesen werden mussten. Die Rechnungsprüfung war durch das manuelle Abgleichen der eingescannten Papier-Lieferscheine und der Rechnung sehr aufwendig. Falls dabei Lieferscheine gefehlt haben, mussten diese bei den Polieren oder Lieferanten angefragt werden. Noch frustrierender wurde es, wenn Lieferscheine zum Beispiel durch Kaffeeflecken oder Fußabdrücke unleserlich waren und somit gar nicht mehr geprüft und archiviert werden konnten. Somit konnten Skonto-Fristen nicht immer eingehalten werden oder Rechnungen mussten ohne Nachweis über die eigentliche Leistung auf Verdacht bezahlt werden. Insgesamt haben die hohen manuellen Aufwände, ausgelöst durch Papierlieferscheine, bei Grossmann nach Aussage der Verantwortlichen signifikante Kosten verursacht.
Mehrwöchiges Pilotprojekt
Auf der Suche nach einer Lösung für dieses Problem stieß Grossmann dann auf Vestigas. Um die Anwendung ausgiebig und in der Praxis testen zu können, führte das Team ein mehrwöchiges Pilotprojekt durch. Dieses beinhaltete sowohl den Einsatz der Lösung auf der Baustelle durch Poliere sowie die Unterstützung der kaufmännischen Prozesse durch die automatisierte Rechnungsprüfung. Nach intensiver Evaluation des Pilotprojektes unter Einbeziehung der Meinungen sämtlicher Nutzergruppen (unter anderem Poliere, Bauleitung, Einkauf, Rechnungsprüfung) hat sich die Firma für die Einführung der Vestigas-Lösung entschieden. In Absprache zwischen den beiden Parteien wurde ein Plan für die Einführung erarbeitet. Dieser beinhaltete Vor-Ort-Schulungen der verschiedenen Nutzergruppen durch Vestigas – beispielsweise im Rahmen der Sitzungen von Polieren oder Bauleitung.
Durch die Einführung der Vestigas-Lösung nutzt Grossmann keine Papier- oder PDF-Lieferscheine mehr für die Verarbeitung von Lieferungen und für die Prüfung von Rechnungen. Sollten beispielsweise für die Dokumentation oder Abrechnung von Bauleistungen Lieferscheine im Papier- oder PDF-Format benötigt werden, können diese einfach über die Vestigas-Anwendung aus den Lieferdaten erstellt und heruntergeladen werden. Bereits bei der Beladung oder Verwiegung des Lkw werden die Lieferdaten vom Lieferanten an das System übertragen.
Keine manuelle Prüfung der Rechnung
Von dort werden diese Informationen den Empfängern (Poliere, Lageristen, Bauleitung) in der Anwendung bereitgestellt. Nach Eingang der Lieferungen können die Nutzer die jeweiligen Daten im System einsehen, prüfen, ändern und die Lieferung rechtssicher annehmen. Die Lieferdaten samt Änderungen speichert Vestigas. Sobald ein Lieferant eine Rechnung über diese Lieferungen stellt, wird diese mit den im System vorhandenen Lieferdaten geprüft. Anschließend wird die geprüfte Rechnung, inklusive Prüfergebnis und -protokoll, per E-Mail als PDF an den Rechnungseingang der Firma Grossmann zur weiteren Verarbeitung weitergeleitet.
Mit Vestigas spart sich die Firma Grossmann laut eigener Aussage die aufwändige, manuelle Prüfung der Rechnung sowie das Suchen oder Anfragen von fehlenden Papier-Lieferscheinen. Die Prüfung, Freigabe und Zahlung von Rechnungen konnte enorm vereinfacht und beschleunigt werden.
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